”Strukturerad” har legat i topp två år i rad.

Vilket feltänk!

Struktur är inte en personlig egenskap – det är något som skapas för en given situation.

Även om du själv har en god struktur, är det praktiskt taget omöjligt att upprätthålla den om du ska samarbeta med personer som jobbar i kaos. Det är bättre att bygga upp en struktur för den grupp ni redan har, än att hoppas på att en nykomling ska föra in ordning i en rörig grupp.

Tricket är att upptäcka vad det är som stjäl er koncentration, och bestämma hur du ska fånga upp det så att ni slipper hålla allting i huvudet.

Att få till en bra struktur är förlösande för kreativiteten och arbetsglädjen. När hjärnan inte är full av stressande påminnelser om allt som måste göras, får man fler - och bättre - idéer automatiskt.

Ska ni ha fredagsfika idag? Skriv ut de här tre stegen och diskutera om de skulle hjälpa er:

3 steg för bättre struktur i arbetsgruppen:
1) Så fort ni kommer på något som behöver göras - skriv ner det på en lapp. Lura inte er själva att tro att ni ska komma ihåg det. Och vänta inte tills du sitter vid datorn! Ha block liggande lite överallt så att det alltid går att fånga idéerna när de kommer.

2) Samla alla lappar på ett och samma ställe, gärna i en korg i mötesrummet. Om ni inte har en fast mötesplats, sätt upp en plastficka på väggen vid kaffeapparaten.

3) Ställ er vid korgen och bläddra igenom lapparna minst en gång i veckan. Bestäm vad ni ska göra med varje idé. Verkar den fortfarande bra? Bestäm då vad som är det allra första steget att ta för att förverkliga idén. Annars; släng lappen.

Är det inte dags att erkänna att det är gnällspikarna som har rätt?

Stora förändringsprojekt ger oftast väldigt liten effekt. En ny modell eller affärsplan eller organisationskarta, ja… men i verkligheten: samma grej i ny förpackning.

Själva arbetslivet fortsätter i det lilla: en lektion i taget, ett blodprov i taget, en ritning i taget. Däremellan fika, toalettbesök och planeringstid.

Det är de små förändringarna i våra vardagliga rutiner som gör den stora förändringen: att börja varje lektion med tre minuters avslappning. Att dela ut broschyren med egenvårdstips vid varje blodprov. Att granska varje ritning mot checklistan innan den skickas till kund.

Sådana förändringar behöver inga projektplaner. De behöver ett tyst beslut hos var och en av oss att genomföra dem.

Min teori är att professionalism handlar om struktur, varken mer eller mindre. När jag har rätt verktyg och vet i vilken ordning jag ska göra saker, blir resultatet proffsigt. När jag fumlar och prövar mig fram blir det amatörmässigt. Även om det är mitt specialområde.

Men ”struktur” har många onda tvillingar. Onödig distans är en sådan ond tvilling – som när säljaren viftar bort mig med en manual och en försäkran om att alla instruktioner finns i häftet. En annan är rigiditet – som när teknikern hävdar att jag måste lösa serviceavtal för att få svar via telefon på en enkel ja/nej-fråga.

Riktig professionalism är att jag som yrkesutövare vet exakt vilka milstolpar jag behöver lotsa kunden igenom för att kunden ska få ut mesta möjliga av det jag gör – och att jag har frimodighet nog att ta rejäla svängar mellan milstolparna, när det gör jobbet roligare, bättre eller mer intressant, för mig eller kunden.

Nästan alla mina kunder är småföretagare som vill höja sin egen lön ordentligt. De får rita upp, milstolpe för milstolpe, vad deras kunder behöver för att få ut mesta möjliga av sitt köp. Bara det viktiga; men allt det viktiga. Det skiljer det riktiga jobbet från det meningslösa gnetandet. En sådan karta är naturligtvis lika värdefull för den som har en anställning.

Stora företag brukar kalla det här för processkartläggning, och punga ut med hundratals tusen kronor för att en konsult ska göra jobbet. Tänk om vi kunde införa en Kartläggningsdag istället!

På en årlig Kartläggningsdag skulle varje person ta en timme av sin arbetsdag och rita upp vad de viktigaste milstolparna i sitt arbete är. Vad kunder och kollegor behöver få veta i varje led. Vad nyttan med jobbet är och i vilken ordning uppgifterna ska göras.

Hur mycket skulle proffsigheten öka i det här landet då?

Hur kommer det sig att alla dessa tips och kurser och forskningsrön handlar om att göra något annat än att… jobba?

Ibland tror jag att vi har byggt en hel industri kring självhjälp för att ge människor en ursäkt för att INTE hjälpa sig själva. Att umgås med sig själv och hjälpa sig själv till en förändring är tydligen något av det läskigaste som finns.

Och samtidigt så enkelt. Här är instruktionen, i fulltext, till den bästa övningen för att jobba effektivare som jag känner till:

Skriv ner allt du gör i en vecka.

Lättare sagt än gjort. Själv fixar jag en dag eller två. Jag klarar en vecka bara om jag fuskar – om jag nöjer mig med att summera tiden eller skriva på ett ungefär. Men att anteckna exakt hur jag använder min tid… där gör jag våldsamt motstånd varje gång jag försöker.

Det räcker i och för sig ofta att iaktta sig själv en liten stund, för att få de insikter man behöver för att jobba smartare.

Jag ÄR inte det minsta strukturerad. Men jag HAR en struktur: ett antal ramar i tillvaron som tar ifrån min hjärna ansvaret att hålla reda på allt hela tiden.

Resultatverkstan gästbloggar på Du&jobbet denna vecka, läs hela inlägget här >>

http://www.e24.se/pengar24/jobb-och-karriar/struktur-ar-viktigt-nar-du-soker-jobb_1786513.e24